NEU! QUIPSY DMS Client für Microsoft Outlook

Die optimale Verbindung von DMS und Email

Mit dem neuen QUIPSY DMS Client für Microsoft Outlook können Outlook Benutzer eine neue "All-In-One-Oberfläche", über die sich alle relevanten Informationen im direkten Zugriff befinden, nutzen.

Neben den Outlook Standard-Features, wie Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen, kann auch auf alle Dokumente, die in QUIPSY DMS abgelegt sind zugegriffen werden, ohne die Microsoft Outlook Oberfläche zu verlassen. Die Dokumente werden ganz normal in einem Verzeichnisbaum angezeigt und lassen sich von dort aus zum Bearbeiten öffnen und wieder abspeichern. Für jedes gespeicherte Dokument werden dabei automatisch Versionen und Historien angelegt, die über Outlook nachverfolgt werden können. So ist man jederzeit in der Lage auf ältere Fassungen eines Dokumentes zurückzugreifen und kann überprüfen, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat.

Über die integrierte Volltextsuche ist es möglich alle Dokumente, Mails und deren Anhänge zu durchsuchen. E-Mails können ganz einfach per Drag & Drop zu Verzeichnissen hinzugefügt werden, womit das ständige Weiterleiten und „CC-setzen“ an Kollegen und somit das x-fache multiplizieren von E-Mail-Content entfällt. Alle berechtigten Mitarbeiter mit Zugriff auf die Verzeichnisse können die E-Mails und Dokumente darin einsehen. Die Verzeichnisse werden überwacht und  Mitarbeiter mit Berechtigungen werden über Änderungen informiert. So sind immer alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand informiert.

Über Workflows lassen sich so auch Dokumente in Geschäftsprozesse einbeziehen. Wird beispielsweise eine Rechnung in ein bestimmtes dafür vorgesehenes Verzeichnis kopiert, könnte automatisch ein Freigabeworkflow in Gang gesetzt werden, mit dem die Rechnung bis zur Verbuchung durch die beteiligten Abteilungen geschleust wird.

Merkmale und Vorteile:

  • Voll-Integration von QUIPSY DMS in den führenden E-Mail-Client

  • All-In-One-Oberfläche

  • Zugriff auf alle in QUIPSY DMS abgelegten Dokumente


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